JUDUL : PEMBINAAN PROSES PELAYANAN ADMNISTRASI DESA
DI DESA GAPUK KEC.GERUNG KABUPATEN LOMBOK BARAT.
A. Analisis Situasi
Untuk meningkatkan pengetahuan dan pengembangan dalam proses pelayanan Aparat di Desa Gapuk Kecamatan Gerung Kabupaten Lombok Barat tahun 2013 yang memiliki Enam dusun, yang dimana keEnam dusun ini merupakan tempat lokasi kami kelompok VIII (Delapan) Kuliah kerjanyata (KKN) dalam melakukan kegiatan program-program KKN. Kemudian dari hasil penelusuran di Desa Gapuk kami mendapat beberapa analisis tentang permasalahan yang akan dicantumkan dipermasalahan. Dalam membantu proses pelayanan aparat Desa dilakukan tiga kali dalam minggu ke-I dan lima kali di minggu ke-II dan tiga kali minggu ke-III.
Proses membantu pelayanan aparat desa harus disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat yang ada didesa gapuk kecamatan gerung kabupaten lombok barat. Menurut pengamatan kami dalam proses pelayanan admnistrasi memiliki hambatan terutama masalah sumber daya manusia (SDM) AparaturDesa masih kurang profesional, hal ini juga terkait masalah tingkat pendidikan masing-masing staf maupun dalam bidang-bidang yang lain. Minimnya fasilitas yang digunakan dikantor Desa Gapuk masih kurang memadai karena dana terbatas untuk pengadaan barang/jasa sehingga seringkali pelayanan admnistrasi didesa gapuk terhambat, Terutama dari segi penataan arsip yang ada masih belum maksimal dikelola oleh Aparatur Desa dengan baik sehingga masih terjadi arsip yang tidak teratur tempatnya.
B. Permasalahan
Dari Analisis situasi yang telah diuraikan di atas maka permasalahan dari proses pelayanan Aparat Desa yang merupakan bentuk pengabdian kepada masyarakat sebagai berikut :
1. Bagaimana bentuk proses pelayanan Admnistrasi Desa yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat ?
2. Apakah alat-alat yang di butuhkan dalam proses pelayanan admnistrasi Desa sudah memadai ?
3. Apakah yang menjadi faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan proses Admnistrasi Desa?
C. Solusi yang Ditawarkan
Solusi yang ditawarkan setelah mengikuti proses pelayanan aparat Desa sebagai berikut :
1. Mengerti dan memahami arti pentingnya proses pelayanan admnitrasi Desa, Memberikan penerangan kepada seluruh masyarakat melalui pendiskripsian proses pelayanan admnistrasi secara umum dengan menempelkan prosedur pelayanan admnistrasi Desa pada loket sehingga mudah dipahami dan dimengerti oleh masyarakat desa gapuk yang datang untuk didengar apa yang menjadi keluhan dan masalahnya.
2. Upaya menambahkan sarana dan prasarana didesa demni meningkatkan kualitas pelayanan didesa seperti : komputer, bangku panjang, tempat parkir dan kipas angin/AC dikantor Desa .
3. Para staf yang ada dikantor desa gapuk kec.gerung kabupaten lombok barat harus memiliki bekal keterampilan dan pengetahuan dasar tentang pengabdian kepada masyarakat agar dalam proses pelayanan admnbistrasi hasilnya sesuai dengan apa yang kita harapkan bersama.
4. Diharapkan untuk masa-masa yang akan datang pelaksanaan program membantu proses pelayan aparat desa yang dilakukan oleh mahasiswa kuliah kerja nyata (KKN) lebih baik lagi, Karena waktu yang diberikan lumayan panjang untuk menggali ilmu dilapangan atau didunia kerja yang begitu kompleks.
D. Target Luaran
Dari kegiatan membantu proses pelayanan admnistarsi Desa yang merupakan bentuk pengabdian kita kepada masyarakat, Demi meningkatkan kualitas pelayanan admnistrasi yang merupakan bentuk untuk meningkatkan pembangunan Desa melalui kebijakan pembangunan Desa. Khususnya tentang partisipasi masyarakat yang ada di Desa gapuk harus benar-benar mendapatkan perhatian yang serius dari pihak desa, Terutama keikutsertaan seorang pimpinan selaku kepala desa setempat.
Tidak menutup kemungkinan Pengetahuan dan keterampilan serta potensi-potensi lain yang dimilki oleh masyarakat Desa akan berharga untuk dipenuhi, ditingkatkan dan dikembangkan sehingga pembangunan Desa dalam proses pelayanan akan berhasil dengan baik jika memiliki pelayanan yang berkualitas dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh masyarakat.
Luaran yang di harapkan dari proses pelayanan admnistarsi Desa adalah Memberikan pengetahuan baru bagi warga masyarakat Desa Gapuk berupa penambahan wawasan tentang bagaimana menata admnistrasi yang baik dan benar.
E. Metode kegiatan
Dalam melakukan kegiatan yaitu : membantu proses pelayanan admnistrasi Desa yang merupakan bentuk pengabdian kepada masyarakat, dimulai dari tanggal 04 september 2013 merupakan tahap awal kami kelompok KKN berkenalan dengan semua aparat Desa. Seiring dengan berjalannya waktu kami jurusan ilmu admnistrasi negara konsentrasi kebijakan publik berinisiatif untuk melakukan Kegiatan yaitu : Membantu proses pelayanan aparat Desa yang dimulai pada tanggal 09-26 September tahun 2013.
Adapun waktu Kegiatan ini dilaksanakan selama 3 minggu yang dirangkaikan dengan realisasi kegiatan Program Mahasiswa KKN.
Tempat Kegiatan :
Kegiatan membantu proses pelayanan admnistrasi Desa dilakukan di Kantor Desa Gapuk Kecamatan Gerung Kabupaten Lombok Barat Tahun 2013.
Jenis kegiatan :
Dalam proses persuratan hal-hal yang dilakukan adalah sebagai berikut : Kegiatan yang dilakukan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi pengurusan surat-surat keluar dan pengurusan penyimpanan surat (kearsipan).
Adapun kegiatan Pengurusan surat keluar (ekspedisi) dilakukan dengan urutan:
a. Membantu warga yang mengurus Kartu Keluarga, Surat Nikah. Domisili Kartu Tanda Penduduk, Surat keterangan tidak mampu (SKTM) dan lain-lainnya.
b. Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala perkantoran/desa untuk disetujui dan diminta tanda tangan .
c. Membubuhkan Cap disebelah kiri pimpinan .
d. Memasukkan surat yang akan dikirim kedalam sampul dan mempersiapkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan
e. Mencatat surat yang akan dikeluarkan kedalam buku ekspedisi.
Adapun Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan) Surat-surat yang telah selesai diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan. Penanganan arsip yang baik pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah, Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik surat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali.
F. Kelayakan personalia
Tim Pelaksana dalam membantu proses pelayanan aparat Desa sebagai berikut :
Mahasiswa Pelaksana : 5 orang
G. Sasaran kegiatan
Dari pelaksanaan kegiatan membantu pelayanan di kantor Desa sasaran yang di capai yaitu aparatur Desa dengan masyarakat, dimana dalam kegiatan ini membantu meringankan beban aparatur Desa dalam melaksanakan tugas di kantor Desa dan juga mepercepat proses pelayanan terhadap masyarakat, sehingga masyarakat menjadi lebih terbantu tanpa harus menunggu lebih lama dalam proses pelayanan pablik. Hal ini merupakan langkah rill yang harus dibenahi oleh aparat desa untuk mewujudkan kualitas dari proses pelayanan admnistrasi yang merupakan kewajiban pemerintah untuk melindungi, mengayomi dan melayani masyarakat.
H. Biaya Pekerjaan
Biaya kegiatan yang telah di keluarkan selama proses kegiatan berlangsung dalam pembinaan proses pelayanan admnistrasi desa yaitu :
|
No |
Data anggaran |
Harga satuan |
Jumlah dana |
|
I |
Tahap I |
|
|
|
|
Survey |
|
|
|
a. Transport |
100.000 x 5 |
Rp. 500.000 |
|
|
b. Komunikasi |
50.000 x 3 |
Rp. 150.000 |
|
|
c. Pembuatan proposal |
50.000 x 3 |
Rp. 150.000 |
|
|
d. Pengetikan + jilid |
50.000 x 2 |
Rp.100.000 |
|
|
e. Sewa posko |
600.000 x 1 |
Rp. 600.000 |
|
|
II |
Tahap II |
|
|
|
|
Pelaksanaan pembuatan plang desa |
|
|
|
a. Dana sosialisai (undangan) |
300.000 x 2 |
Rp. 600.000 |
|
|
b. Konsumsi 25 orang |
50.000 x 25 |
Rp. 1250.000 |
|
|
c. Konsumsi panitia 6 orang |
50.000 x 6 |
Rp. 300.000 |
|
|
d. Konsumsi lain-lain |
50.000 x 6 |
Rp. 300.000 |
|
|
e. Kebutuhan alat-alat |
400.000 x 5 |
Rp. 2000.000 |
|
|
III |
Tahap III |
|
|
|
|
a. Pembuatan laporan |
50.000 x 10 |
Rp. 500.000 |
|
b. Foto copy |
50.000 x 5 |
Rp. 250.000 |
|
|
c. Konsultasi laporan |
100.000 x 3 |
Rp. 300.000 |
|
|
d. lain-lain |
200.000 x 2 |
Rp. 400.000 |
|
|
IV |
Tahap IV |
|
|
|
|
a. Dokumentasi |
300.000 x 2 |
Rp.600.000 |
|
b. Cetak foto |
100.000 x 5 |
Rp.500.000 |
|
|
c. Penyusunan dokumentasi |
100.000 x 3 |
Rp.300.000 |
|
|
JUMLAH |
Rp. 9.000.000 |
||
No comments:
Post a Comment